Tomohon, kota-tomohon.kpu.go.id - KPU Kota Tomohon Mengikuti Rapat Koordinasi dan Bimbingan Teknis Pengelolaan Kearsipan Pada KPU Provinsi dan KPU Kab/Kota se-Sulawesi Utara pada hari Jumat - Sabtu 21 s.d 22 Juni 2024 bertempat di Rogers Hotel Manado.
Kegiatan ini dibuka oleh Ketua KPU Provinsi Sulawesi Utara, Kenly Poluan. Sebelum membuka Kegiatan Rapat Koordinasi dan Bimbingan Teknis Pengelolaan Kearsipan, Ketua KPU Provinsi Sulawesi Utara menyampaikan pentingnya kearsipan dan bagaimana pengarsipan di era digitalisasi.
“Untuk itu saya berharap peserta kegiatan dapat mengikuti kegiatan dengan baik agar kedepannya pengelolaan kearsipan kita dapat lebih terstruktur dan terdokumentasi dengan lengkap setiap tahapan demi tahapannya”, tutur Kenly.
Setelah menyampaikan beberapa arahan, Ketua KPU Kota Tomohon membuka acara Rapat Koordinasi dan Bimbingan Teknis Pengelolaan Kearsipan secara resmi.
Pada kesempatan ini juga diberikan kesempatan pada Plt. Sekretaris KPU Provinsi Sulawesi Utara, Meidy Malonda uintuk memberi pengarahan. Plt. Sekretaris KPU Provinsi Sulawesi Utara menyampaikan agar KPU Kabupaten/Kota mengikuti kegiatan ini dengan baik dan cermat, karena mengingat pengarsipan di KPU Kabupaten/Kota maupun KPU Provinsi adalah hal yang sangat penting. Baik untuk penggunaan pertanggung jawaban dalam bentuk SPJ Keuangan, laporan secara berjenjang dan arsip apabila diperlukan dikemudian hari.
Kegiatan dilanjutkan dengan materi pertama dari Kabag Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan Setjen KPU RI Oky Spinola Idroos, SH., MH yang membahas secara detail terkait Pengelolaan Arsip di Lingkungan KPU. Dalam materi ini Kpu Kab/Kota di minta untuk dapat menyeragamkan kembali kop surat, cap ketua dan sekretariat, format surat dengan menggunakan paraf koordinasi, penyeragaman penomoran dengan memisahkan setiap jenis surat, dan apa saja yang harus dilakukan dan disiapkan untuk pengarsipan.
Pada hari kedua, KPU Kota Tomohon mengikuti materi terkait Bimbingan Teknis Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) di lingkungan KPU Kabupaten/Kota se-Provinsi Sulawesi Utara yang dibawakan langsung oleh Marulak Panjaitan, Pusdatin KPU RI. Pertama-tama seluruh peserta dibawa pada materi terkait Teknis Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) kemudian melakukan praktek secara langsung dari penginputan data pimnpinan satker masing-masing sampai dengan cara pembuatan dokumen/berkas dan pengiriman.
Sebelum kegiatan ditutup deberikan kesempatan kepada Kepala Sub Bagian Umum dan Logistik, Ruddy Lalonsang untuk memberikan arahan kepada para peserta.
Setelah kegiatan ini, teman-teman silahkan kembali ke Kabupaten/Kota masing-masing dan segera jadwalkan untuk pelaksanaan Bimbingan Teknis Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) maupun Rapat Koordinasi terkait Pengelolaan Kearsipan, tegasnya.
Kegiatan Rapat Koordinasi dan Bimbingan Teknis Pengelolaan Kearsipan Pada KPU Provinsi dan KPU Kab/Kota se-Sulawesi Utara ini ditutup oleh Plt. Sekretaris KPU Provinsi Sulawesi Utara, Meidy Malonda (Sabtu, 22 Juni 2024)
Selengkapnya